Valget af Accobat skete ifølge Mogens HolmJensen ud fra en oplevelse af, at her fik virksomheden adgang til stærke, dokumenterede kompetencer, engagement, god kemi og evne til konkret at forklare, hvad det var, virksomheden fik ud af løsningen. “Det talte også klart på plussiden, at vi med Prophix fik en nøglefærdig løsning fra dag ét. Der skulle ikke bygges på, eller udvikles ekstra”.
En sandhed via rettighedsstyring og workflow
Med Prophix har Danske Færger fået skabt den helt rigtige kombination af rettighedsstyring og automatiseret workflow. Det sikrer, at vi altid arbejder med én version og én sandhed af budgettallene,” siger Mogens Holm-Jensen.
Rettighedsstyringsfunktionaliteten sikrer, at controllerne præcis ved, hvem af de budgetansvarlige fra hvilke ruter, der har indtastet et givet tal. Omvendt har de budgetansvarlige – fra skibene, salg og andre steder i organisationen – også fået sikkerhed for, at deres tal havner de rigtige steder, så de kan stå på mål for dem. Det er en stor fordel, da det alt andet lige er store tal, vi arbejder med. Tidligere brugte vi meget tid på at validere og sikre tallene”.
Større ejerskab af budgetopgaven
Endnu større ejerskab og øget bevidsthed om budgetopgaven – det er effekten af det automatiserede workflow i Prophix, som virksomheden har glæde af på tværs af controllere og budgetansvarlige. Workflowet giver både de budgetansvarlige og os controllere et bedre overblik over, hvor de er i processen. Begge parter kan dermed bedre styre opgaven i forhold til deadline,” vurderer Mogens Holm-Jensen. Han peger også på, at Prophix har synliggjort budget-deadlinen endnu mere i organisationen. “Jeg vil sige det sådan, at ejerskabet af budgetprocessen altid har været der, men jeg oplever, at det er blevet endnu større i dag”. En e-mailfunktion i workflowet sikrer, at al e-mail korrespondance foregår direkte i Prophix. Det har gjort det lettere at sende indtastningsark ud i organisationen. “Det giver os sikkerhed for, at en mail når frem til den rette person, så vi ikke skal sende flere gange. Vi undgår, at vigtige budgetterings-mails drukner i indbakken i Outlook”.
Rapporteringen speedet 2 dage op
For controllerne er månedsrapporteringen med Prophix blevet op til 2 dage hurtigere i forhold til det gamle system. “Det skyldes Prophix' store fleksibilitet. Hver måned går vi bare ind i systemet og opdaterer med nye tal i rapporteringsfilen. Så ligger tallene der, snorlige. Du ændrer bare et tidsinterval, så tallene fra februar bliver til martstallene. Det smidiggør arbejdet med månedsrapporteringen,” understreger Mogens Holm-Jensen.
Godt begyndt er halvt færdig, siger man. I Danske Færgers startede processen med workshops og sidenhen løbende adgang til support og træning. Det har givet resultat.
Konsulenternes engagement er i særklasse, og de udviste både lyst og stor vilje til at sætte os ind i vores nye hverdag med Prophix. Faktisk har Accobats support og træning været så god og effektiv – og systemet så nemt at bruge – at vi hurtigt stort selv blev selvkørende i Prophix, da de basale ting var på plads”. Gik benhårdt efter kort implementering Danske Færger gik benhårdt efter en kort og effektiv implementeringsproces. ”Det leverede Accobat, kombineret med fleksibilitet og dedikation til at overholde tidsplanen. Det sikrede, at vi kom i sikkert, hurtigt og risikofrit i mål – og at vi i dag har fået et virkelig stærkt fundament til vores budgettering,” slutter Mogens Holm-Jensen.