Den højteknologiske Århus-virksomhed Terma konstaterede, at de havde udfordringer med at optimere og videreudvikle det egenudviklede budgetsystem, hvorfor man kiggede sig om efter en standardløsning. Elementer som brugervenlighed, pris, og hurtig implementering havde en afgørende rolle - og derfor faldt valget på standardløsningen Prophix. Denne beslutning indfriede alle Termas forventninger til en fleksibel standardløsning til regnskabsaflæggelse, forecasting og budgettering.

 

Terma var under tidspres, da Accobats konsulenter gik i gang med installation og klargøring - der skulle allerede laves finansiel ledelsesrapportering på to måneder. Med fælles indsats lykkedes det, trods den korte tidsfrist og ledelsesrapporteringen er siden blevet udbygget til blandt andet at omfatte projektopfølgning og projektbudgettering såvel som generel budgettering.

En tilgængelig standardløsning
Termas tidligere budgetprocesser blev redefineret med stor involvering fra organisationen. Sammen med Accobat var det muligt at honorere Termas komplekse situation inden for rammerne af standardløsningen Prophix. Projektlederen fra Accobat fortæller om løsningen hos Terma: "Det har været en dynamisk proces at være med til at lave Prophix-løsningen præcis som Terma ønskede, og ved hjælp af den store involvering fra Termas side, har vi fået et virkelig godt resultat. Nogle af de mange fordele ved Prophix-løsningen er, at den indeholder meget standardfunktionalitet og alligevel har adskillige håndtag der kan ‘skrues på’ for at tilpasse den til virksomheden.”

I dag kan Terma budgettere på flere niveauer og også se et samlet overblik. Ved hjælp af separate modeller for løn-, projekt-, balance- og kapacitetsbudget, kan der arbejdes på detaljeniveau mens man i den overordnede model kan få det fulde overblik. Det giver i dag Termas 140 brugere mulighed for at taste data ind på de ønskede niveauer og efterfølgende se resultatet i vilkårlig af de 4 firmavalutaer. Dette sker inden for de rettigheder Terma har valgt at sætte op for de enkelte brugere. Samtidig har Terma haft nytte af Prophix' fleksibilitet i arbejdet med dimensioner, idet konsekvensen af planlagte organisationsændringer har kunnet anskues straks, for såvel regnskab og budget, fortæller Carsten Mørk, Manager Strategic Projects, IT. 

 

 

Færre timer og ressourcer
I Prophix-løsningen er det forretningsbrugeren der laver rapporterne i stedet for teknikere. Dermed sparer Terma både tid og ressourcer fordi brugerne selv laver de rapporter de har brug for at se, frem for at trække på en IT-afdeling.

"Implementeringen af Prophixinvolverede en særdeles aggressiv tidsplan, nye budgetprocesser, nye regnskabsprincipper for projekter, udfordrende platformsskift, omorganisering af driftsansvaret samt opsætning af en kompleks virkelighed i et standardsystem. Det har derfor været afgørende at Terma har tilført de nødvendige ressourcer og beslutningshastighed til processen", siger Carsten Mørk.

Force Tech logo small.jpg

UDFORDRINGER

  • Ufleksibelt budgetsystem
  • Krav til detaljeret budgetstyring
  • Stort krav om at få styr på finansiel rapportering - på 2 mdr.
  • Kun én person kunne foretage ændringer
  • Processerne var tunge og krævende

LØSNINGEN

  • Skiftet til Prophix
  • Dynamisk og fleksibel finansiel rapportering
  • Budgetteres efter ønskede detaljegrader og niveauer
  • Én version af sandheden
  • Forenklede processer.