Danske Færger har fået nyt budgetteringsværktøj, der gør rullende budgettering lettere med optimeret versionsstyring. Som sidegevinst fik de speedet månedsrapporteringen op med to dage.

 

Færgefartsvirksomheden bag de kendte ruter til Bornholm, Bøjden-Fynshav, Spodsbjerg-Tårs, Esbjerg-Fanø og Samsø har optimeret digitaliseringen af deres budgetteringsproces med en Prophix-løsning fra Accobat. Virksomheden, der er ejet af rederiet Clipper og Trafikministeriet, har op til 600 medarbejdere, og hovedkontor i Rønne samt mindre kontorer i færgehavnene. Virksomhedens budgetansvarlige er bl.a. kaptajnerne på de enkelte skibe, der selv sørger for olieindkøb, mandskab m.v. Men også salg og andre afdelinger bidrager til budgetprocessen. 

Vind, vejr og dollarpriser spiller ind
Selv om man som færgefartsvirksomhed sejler i rolige og stabile vande, skal man fra kommandobroen holde et vagtsomt øje med pludselig ændringer, der kan påvirke budgettet. Eksempelvis skift i vind og vejr, verdensøkonomien, dollarkursen og oliepriser, der bølger op og ned. Uanset hvad der spiller ind, er det budgetteringsværktøjet, der sætter takten og rammerne for, hvor effektivt og hvor nemt Danske Færgers økonomiafdeling kan håndtere rullende budgettering, og levere skarpe rapporter til bestyrelsen.

Rullende budgettering er blandt andet vigtig for Danske Færger, fordi rederiet sikrer en del af sit olieindkøb med fastpris sammen med deres bank. Dollarkursen for olieindkøb, der ikke er sikret med fastpris, kan derimod svinge. For at kunne træffe de rette forretningsmæssige beslutninger, er det derfor vigtigt at have overblik over de budgetmæssige konsekvenser af disse særlige faktorer i færgefartsbranchen. 

Derfor har vi brug for et budget- og rapporteringsværktøj, der gør det nemt for os at justere budgetforudsætningerne, og følge op på budgettet med månedsrapporter, så vi hele tiden kan se, hvor vi forventer at ende på bundlinjen,” siger Mogens Holm-Jensen, Økonomicontroller, Danske Færger. 

Som udgangspunkt laver Danske Færger et hovedbudget for 3 år. Fire måneder inde i det nye år, og hver fjerde måned derfra revurderes budgettet, og der laves en prognose. De er minimum altid halvandet år foran. “Det gør os afhængig af et værktøj, der gør det nemt at tilpasse budgetterne i forhold til de udefrakommende faktorer, der påvirker vores forretning fremadrettet,” siger Mogens Holm Jensen. 

Stod ved korsvej
Mogens Holm-Jensen fortæller, at virksomheden stod ved en korsvej mellem opgradering af det gamle system, eller en afsøgning af alternativerne. Det gamle system har tjent os trofast og godt. Men det kom til kort, når det gjaldt rettighedsstyring og flere samtidige brugere. Det er lettere at håndtere rullende budgettering, når man kan styre hvem, der indtaster hvad i budgetarkene”. 

Efter at have været i dialog med tre leverandører af budgetværktøjer, valgte de Accobat som samarbejdspartner og leverandør af en Prophix-løsning.

 

 

 

Valget af Accobat skete ifølge Mogens HolmJensen ud fra en oplevelse af, at her fik virksomheden adgang til stærke, dokumenterede kompetencer, engagement, god kemi og evne til konkret at forklare, hvad det var, virksomheden fik ud af løsningen. “Det talte også klart på plussiden, at vi med Prophix fik en nøglefærdig løsning fra dag ét. Der skulle ikke bygges på, eller udvikles ekstra”.

En sandhed via rettighedsstyring og workflow
Med Prophix har Danske Færger fået skabt den helt rigtige kombination af rettighedsstyring og automatiseret workflow. Det sikrer, at vi altid arbejder med én version og én sandhed af budgettallene,” siger Mogens Holm-Jensen.

Rettighedsstyringsfunktionaliteten sikrer, at controllerne præcis ved, hvem af de budgetansvarlige fra hvilke ruter, der har indtastet et givet tal. Omvendt har de budgetansvarlige – fra skibene, salg og andre steder i organisationen – også fået sikkerhed for, at deres tal havner de rigtige steder, så de kan stå på mål for dem. Det er en stor fordel, da det alt andet lige er store tal, vi arbejder med. Tidligere brugte vi meget tid på at validere og sikre tallene”.

Større ejerskab af budgetopgaven
Endnu større ejerskab og øget bevidsthed om budgetopgaven – det er effekten af det automatiserede workflow i Prophix, som virksomheden har glæde af på tværs af controllere og budgetansvarlige. Workflowet giver både de budgetansvarlige og os controllere et bedre overblik over, hvor de er i processen. Begge parter kan dermed bedre styre opgaven i forhold til deadline,” vurderer Mogens Holm-Jensen. Han peger også på, at Prophix har synliggjort budget-deadlinen endnu mere i organisationen. “Jeg vil sige det sådan, at ejerskabet af budgetprocessen altid har været der, men jeg oplever, at det er blevet endnu større i dag”. En e-mailfunktion i workflowet sikrer, at al e-mail korrespondance foregår direkte i Prophix. Det har gjort det lettere at sende indtastningsark ud i organisationen. “Det giver os sikkerhed for, at en mail når frem til den rette person, så vi ikke skal sende flere gange. Vi undgår, at vigtige budgetterings-mails drukner i indbakken i Outlook”.

Rapporteringen speedet 2 dage op
For controllerne er månedsrapporteringen med Prophix blevet op til 2 dage hurtigere i forhold til det gamle system. “Det skyldes Prophix' store fleksibilitet. Hver måned går vi bare ind i systemet og opdaterer med nye tal i rapporteringsfilen. Så ligger tallene der, snorlige. Du ændrer bare et tidsinterval, så tallene fra februar bliver til martstallene. Det smidiggør arbejdet med månedsrapporteringen,” understreger Mogens Holm-Jensen. 

Godt begyndt er halvt færdig, siger man. I Danske Færgers startede processen med workshops og sidenhen løbende adgang til support og træning. Det har givet resultat. 

Konsulenternes engagement er i særklasse, og de udviste både lyst og stor vilje til at sætte os ind i vores nye hverdag med Prophix. Faktisk har Accobats support og træning været så god og effektiv – og systemet så nemt at bruge – at vi hurtigt stort selv blev selvkørende i Prophix, da de basale ting var på plads”. Gik benhårdt efter kort implementering Danske Færger gik benhårdt efter en kort og effektiv implementeringsproces. ”Det leverede Accobat, kombineret med fleksibilitet og dedikation til at overholde tidsplanen. Det sikrede, at vi kom i sikkert, hurtigt og risikofrit i mål – og at vi i dag har fået et virkelig stærkt fundament til vores budgettering,” slutter Mogens Holm-Jensen.

Force Tech logo small.jpg

UDFORDRINGER

  • Gammelt og ufleksibelt budgetsystem
  • Kun én kunne editere
  • For mange fejl
  • Budgetprocessen tog for lang tid
  • For meget spildtid
  • Besværlig dataindsamling.

LØSNINGEN

  • Prophix håndterer alle input
  • Rettighedsstyring
  • Budgetteringen og rapportering sker nemt og hurtigt
  • Automatiseret workflow
  • Dynamisk system.