”Excel er jordens farligste software (…) med tusinder af regnskabs- og finansfolk, der smider milliarder af dollars rundt på markederne på baggrund af ufærdige regneark og deres egen uvidenhed om, hvordan de fejler.” Sådan siger Tim Worstall fra Adam Smith Institute i London om Excel.

Alligevel elsker alle inden for økonomi, Excel.

Had/kærlighedsparadokset
”Med Excel kan man bare lige…, det er nemt…, det kender vi…” Klichéerne og undskyldningerne for vedholdende brug står i kø. Og det på trods af, at de fleste brugere udmærket er klar over de udfordringer og begrænsninger, der følger med Excel. Mens ny teknologi, nye produkter og services ”disrupter” overalt og på daglig basis, så er det endnu ikke lykkedes at ”disrupte” Excel. Produkterne, der kan vippe Excel af pinden, som det førende værktøj inden for, ja, alt med tal, findes og har gjort det i mange år. Men hvor e-mails har slået faxen ihjel og smartphones snart har udryddet stationære telefoner, så har Excel-alternativerne ikke kunnet eliminere regnskabernes King Kong.

Excel – bare en smart regnemaskine
Da Excel kom på gaden satte det kuglepen og regnemaskine under pres. Excel er en avanceret regnemaskine, der foretager store beregninger på sekunder og kan linke resultater over flere ark. Dog bruges Excel også som ad-hoc database til opbevaring af forretningskritiske data. Sidstnævnte har aldrig været tanken med Excel. Det er ganske enkelt for risikabelt i forhold til både datasikkerhed og dataforældelse.

Desuden kan man ikke altid regne med det, Excel siger. Flere undersøgelser viser, at mellem 60-90 procent af regnearkene indeholder fejl*. Værre endnu, så er undersøgelsernes deltagere typisk overbeviste om, at dataene i deres ark er korrekte.

For meget tillid til Excel har kostet virksomheder tid og penge siden Excel kom til verden i 1985 – også på grund af misbrug. For eksempel har en regnskabsassistent i det offentlige britiske system snydt for millioner over en femårig periode ved at gemme tyveriet i skjulte rækker i et regnskabsark. På fejlsiden har en erfaren controller, også i det offentlige Storbritannien, brugt ”det forkerte regneark”, så de missede skatteindtægter på over en milliard pund. Den slags kender vi også til i Danmark. Og der findes mange grimme eksempler på fejl og snyd med Excel – prøv bare at google ”human error in excel”, der endda er en foreslået søgning vedrørende Excel.

Automatisk aggregering og kontrol er fremtiden – ja, nutiden
Det er muligt at reducere fejl og spare både tid og penge, hvis man benytter løsninger, der automatisk håndterer ERP-data. I stedet for at bruge timer, dage, uger på aggregering, så kan man løbende tjekke sine ERP-data i disse løsninger – de førnævnte produkter, der burde have ”disruptet” Excel.

Bevares, de agile og fremsynede virksomheder har åbnet deres arme for løsninger, der kan erstatte Excel; Business Intelligence-software. De mere konservative virksomheder hænger endnu i bremsen, men de ser dog mulighederne og nødvendigheden for en fælles sandhed med korrekte og opdaterede tal. De reagerer bare ikke hurtigt nok. Men det skal nok komme. Det er bare ”slow disruption”.

Det ved Excels far, Microsoft, også godt. Derfor vil Microsoft selv gøre op med klassisk Excel, så at sige.

Excel har fået en lillebror til rapportering
En lillebror er den der lille, frække type, som tænker nyt og vil frem i verden. I dagens verden er det også den innovative lillebror, der vokser sig stor og stærk og ofte indtager den dominerende position. Excels lillebror er Power BI. Microsoft har lavet Power BI for ikke selv at blive sat på plads af en ”disrupter”. De ”disrupter” sig selv, men de gør det ved at omfavne Excel og få det bedste ud af programmet med direkte integration.

Danske TARGIT, der har mere end 25 år på bagen, har altid vidst, at Excel-helvedet er uholdbart. Mens Power BI er et godt rapporteringsværktøj, så kan TARGIT også håndtere analytics – mulighed for analyse af komplekse data direkte i løsningen. Selvfølgelig tilbyder TARGIT ad-hoc rapportering i Excel til de Excel-afhængige.

Budgettet vokser ud af Excel
Når organisationen oplever, at budgetprocessen ikke er værdiskabende, men snarere et nødvendigt onde. som skal tilfredsstille bestyrelsen, bør de røde alarmklokker ringe. Budgetprocessen er dog en af de mest adfærdsregulerende værktøjer ledelsen har til at kommunikere strategi med, men det er svært i Excel. Der tages ikke udgangspunkt i strategi, men snarere blot i selve budgettet (kroner/ører).

Tyske Jedox har for længst taget budgetprocessen et skridt videre, når de med deres CPM- og BI-software har lavet et user interface, der til forveksling ligner Excel, men som samler og kontrollerer virksomhedens data, så der er den dersens ønskede fælles sandhed. Blandingen af et kendt interface og en stærk motor med sikkerhed, gennemsigtighed og forståelig visualisering, gør at Jedox tager den ene branchepris efter den anden år efter år.

Canadiske Prophix leverer Corporate Performance Management til virksomheder som allerede har en Microsoft it-strategi og benytter et Microsoft-baseret ERP-system og/eller datawarehouse. Deres løsning gør nemlig brug af nyeste Microsoft SQL-serverteknologi. Prophix har siden før det nye årtusind udviklet software til finansiel konsolidering og finansiel planning

Hvordan bliver din fremtid?
Forestil dig et liv uden, eller med færre, Excel-ark. Forestil dig et liv med et system, der passer på dine data, holder dem løbende opdaterede, gengiver dem automatisk i tydelige grafer og diagrammer, som er uendeligt skalerbart og som bare vil gøre hverdagen nemmere. Det lyder godt, ikke? Måske din virksomhed skulle prøve. Og Excel løber altså ingen vegne. Ikke endnu.

*http://www.marketwatch.com/story/88-of-spreadsheets-have-errors-2013-04-17