Budgettet er kommet på plads hos mange virksomheder, og flere af disse kan se tilbage på en krævende proces. Der kan være mange årsager til, at budgetprocessen kan være krævende. Virksomheder som med tiden har lært at gennemføre en både hurtig og præcis budgetlægning har udviklet metoder, der letter processen for dem. Vi har samlet deres erfaringer, som vi vil videregive som anbefalinger.

Før budgetlægningen:

  • Fastlæg budgetproces, roller og ansvar (uanset budgetteringssystem)
    • En fastlagt proces er grundlaget for en hurtig, god og præcis budgetproces
  • Identificer de områder, der driver udviklingen og fokuser på dem i budgetlægningen
    • Skru ned for detaljegraden og tidsforbruget for de områder, der er stabile og uvæsentlige (set i kroner/ører) – eksempelvis ved at give seneste forecast som grundlag eller indbygge logikker/regneregler i budgetmodellen for de områder, der er afledt af øvrig planlægning
  • Find balancen i detailgraden 
    • Budgetlægning må ikke blive så kompleks eller detaljeorienteret, at ”forretningsviden” og udviklingstrends drukner.

Vi oplever, at organisationer med tydelige og hurtige budgetprocesser, hvor forretningen er involveret, er mere præcise og trygge ved deres budget.

Under budgetlægningen (decentrale budgetinput):

  • Kør en hurtig, kompakt og intens proces – jo kortere tid, jo bedre
    • Systemunderstøttende proces med workflow fremmer en hurtig proces
  • Hold det brugervenligt
    • Anvend kendte termer, oversigter og regneregler
  • Gør det tydeligt hvilke input, brugeren skal give og hvilke resultater, disse input giver
    • Bevar overblikket; for at budgetansvarlige kan få deres budget på plads, skal de løbende have overblik over deres planlægning både på toppen og i detaljerne.

Vi oplever stigende brug af komplette budgetløsninger blandt vores kunder, da de giver en hurtigere og mere sikker budgetproces, hvor afstemninger og systemer ikke tager fokus fra den forretningsmæssige planlægning.

Budgetafslutning (central konsolidering):

  • Det må ikke gå i stå - bevar momentum i budgetprocessen
    • Kræver gode, hurtige og robuste metoder og rapporter til kvalitetssikring, konsolidering og præsentation
  • Sørg for, at budgettet er tilgængeligt i rapporter umiddelbart efter, at den budgetansvarlige har afleveret – også inden budgettet er endeligt godkendt
    • Den anden (eller tredje) runde på budgettet skal kunne gennemføres hurtigt og skal derfor kunne afgrænses mht. de områder, der ændres på.

Vi ser en højere tilfredshed og opbakning til budgettet på tværs af organisationen blandt de virksomheder som gennemfører en intens og kompakt budgetproces, hvor man holder sig til simple, kendte og gennemskuelige principper.