Både økonomifunktionen og alle de budgetansvarlige hos Force Technology fik et koncernrapporterings- og konsolideringsværktøj med Prophix, der samlet set sparer dem 2 ugers budgetarbejde og 16 månedlige mandetimer i rapportarbejdet. Samtidig kan de nu træffe bedre beslutninger, fordi data nemmere og bedre kan distribueres, og fordi der nu kun er én version af sandheden i datagrundlaget.

 

En Corporate Performance Management løsning fra Accobat har erstattet regnearksbaserede, manuelle budgetprocesser med overblik og tidsbesparende budgettering og rapportering. Løsningen gør det nemt for Force Technology´s økonomifunktion at distribuere og modtage rapporteringsdata fra 100 decentrale budgetansvarlige. Dermed har institutionerne opnået dén fleksibilitet og sikkerhed, som den prioriterer højt, eftersom budgetrapporteringen er en væsentlig del af økonomistyringen. 

Force Technology ønskede at optimere rapporterings- og budgetprocesserne, og specielt nedbringe den tid de brugte på kvalitetssikring og konsolidering af data. Men processerne viste sig at være for detaljerede og specielle til at gængse systemer kunne understøtte dem. 

"Derfor var det vigtigt at finde en samarbejdspartner med viden om hvor skoen trykker i komplekse økonomistyringsprocesser – og som havde kompetencer inden for både rådgivning, procesoptimering og teknologi,” siger Anette Aarup, Økonomi- og administrationschef, Force Technology.

Fik sat strøm til koncernrapporteringen
Sammen med Accobat fik Force Technology sat strøm til alle rapporterings- og konsolideringsprocesserne på tværs af hele koncernen. Virksomheden gik oprindeligt efter en ”budgetregnemaskine”, men efter forretningsmæssig rådgivning fra Accobat besluttede virksomheden sig for at udnytte sin eksisterende løsnings fulde potentiale ved at udvide med Detailed Planning Manager modulet (DPM).

Anette Aarup uddyber: ”DPM gør virkelig en stor forskel, fordi vi kan lave lønbudget for den enkelte medarbejder baseret på stamdata. Det skaber en meget høj præcision i budgettet, og modulet beregner såvel omsætning som personaleomkostning på personniveau. Modulet kan kodes til at tage højde for de nationale forskelle i sociale omkostninger og skat, hvilket skaber værdi for en global virksomhed som vores.” Hun fortsætter: "Vi er rigtigt glade for DPM, og desuden parate til at høste endnu flere fordele af den nye, effektiviserede styring af rapporteringsprocesserne. Vi planlægger f.eks. også at bruge DPM til anlægsaktiver, til at sikre hvilke kostcentre anlægsaktiverne er tilknyttet, samt til at sikre, at registreringerne er fuldstændige og ajourførte."

Kun én version af sandheden
”Jeg har fået sikkerhed for, at det altid er de seneste tal, der indgår i det seneste budget. Så nu er der kun én version af sandheden. Det har vi opnået ved at samle alle rapporteringsrelevante data ét sted, og ved at gøre det nemt at trække og distribuere data fra systemet. På den måde sikrer Prophix-løsningen, at alle i organisationen anvender den samme dataversion. Force Technology’s datakvalitet har altid været høj. Det nye er, at det er blevet langt lettere for os at sikre den høje datakvalitet, fordi vi slipper for alt det manuelle arbejde, der tidligere var knyttet til det.”

 

 

Sparer 2 uger i budgetprocessen og sparer 16 mandetimer om måneden
To uger – det er den tid medarbejdere i økonomifunktionen sparer, når de laver årsbudgetter, fordi der ikke længere er samme behov for dataefterbehandling. ”Det er blevet langt lettere at hente data til vores rapporter – det er muligt at vise data på forskellige niveauer, i forskellige versioner og dimensioner. Den frigivne tid bruger vi til at analysere data.” 

Automatiseringen af rapporteringsprocesserne sparer den centrale økonomifunktion for ca. 16 mandetimer om måneden i arbejdet med de rapporter, der sendes rundt i organisationen. Rapporterne er klar til automatisk e-mail-udsendelse på kun et par timer. Desuden sparer organisationens budgetansvarlige både tid og ressourcer som følge af den lette adgang til data, idet data er samlet og tilgængelig ét sted.

Når økonomifunktionen laver koncernregnskab, er konsolideringen blevet markant lettere i dag. Prophix finder automatisk de tal, der har reel økonomisk betydning i koncernregnskabet, og fjerner interne transaktioner mellem selskaberne. ”Konsolideringsværktøjet er en superstærk funktion,” understreger Anette Aarup.

Positive brugere
Brugerne kunne anvende systemet efter kun halvanden times undervisning. Feedback’en fra brugerne er særdeles positiv. De finder løsningen nem at bruge, og oplever, at den har givet dem nogle redskaber, der gør dem bedre til at opfylde vores rapporteringskrav. I stedet for at lede efter tal i forskellige systemer og udskrifter, bruger de tiden på værdiskabende opgaver. De har data lige ved hånden, og kan når som helst se det store billede eller dykke ned i detaljerne.” 

Det er generelt blevet nemmere for Force Technology at udnytte data, fordi data er blevet nemme at distribuere ud i organisationen. Anette Aarup har f.eks. udnyttet det til at vise nye nøgletal.

"Jeg anbefaler Accobat til andre store organisationer; dels på grund af min oplevelse af deres kompetencer inden for forretningsrådgivning – men også fordi de formåede at komme stærkt igen på nogle udfordringer ved løsningen i den allertidligste fase af projektet. 

Accobat har fokus på den strategiske eksekvering, forstår store organisationer, hvordan vi styrer forretningen og de har konkret bidraget til procesoptimering og forbedringer. 
Vi har desuden en aftale med Accobats tekniske support, som jeg endnu ikke har haft brug for –ligesom vi har løbende kontakt med deres key account afdeling.”

Når Anette Aarup skal beskrive hvordan hun overordnet oplever Prophix med Detailed Planning Manager er hun ikke i tvivl: "Det er en succesoplevelse, som helt klart bidrager til at gøre Force Technology´s dataflow bedre og mere sikkert. Løsningen er tilmed meget fleksibel, og derfor nem at tilpasse og udrulle i flere lande."

Force Tech logo small.jpg

UDFORDRINGER

  • Tidsforbruget på kvalitetssikring for højt
  • For meget tid på konsolidering af data
  • Langsommelige rapporteringsprocesserne
  • Komplekse budgetprocesser.

LØSNINGEN

  • Kun én version af sandheden
  • Optimeret tidsforbrug
  • Data samlet ét sted
  • Automatisering af rapporteringsprocesserne.